Ansichten des Finanzamtes zur Kassen-Nachschau

Das BMF hat mit Schreiben vom 29.05.2018 erstmalig seine Ansichten über die seit 01.01.2018 neu eingeführte Kassen-Nachschau veröffentlicht. Diese Veröffentlichung wurde schon lange erwartet. Wir erklären Ihnen, was es mit der Kassen-Nachschau auf sich hat und geben Ihnen Tipps für den Fall der Fälle.

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die Kassen-Nachschau ein Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenaufzeichnungen und  der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Es kann grundsätzlich auf alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme und Registrierkassen angewendet werden, ebenso wie auf App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Bei der Kassen-Nachschau kann der Amtsträger einen sogenannten "Kassensturz" von Ihnen verlangen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu prüfen. Hierbei handelt es sich um eine Ermessensentscheidung des Prüfers, bei der die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen sind.

Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung, entsprechend gelten auch nicht die Vorschriften für eine Außenprüfung. Die Kassen-Nachschau wird nicht angekündigt.

Was darf das Finanzamt bei einer Kassen-Nachschau?

Amtsträger dürfen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Ihre Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten. Dies gilt auch für Ihre geschäftlich genutzten Fahrzeuge. Falls außerhalb der Geschäftszeiten im Unternehmen schon oder noch gearbeitet wird, sind die Prüfer berechtigt die Geschäftsräume auch außerhalb der Geschäftszeiten zu betreten.

Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassen-Nachschau explizit nicht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Räumen ist noch keine Durchsuchung.

In Abwesenheit des Steuerpflichtigen können auch Mitarbeiter, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, zur Mitwirkung bei der Kassennachschau aufgefordert werden. Diese Personen haben dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.

Die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z. B. auch für Testkäufe und Fragen an den Geschäftsinhaber. Die Kassennachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.

Was passiert, wenn der Amtsträger sich ausweist?

Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, sind Sie zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet.

Auf Verlangen des Amtsträgers müssen Sie die Einsichtnahme in Ihre (digitalen) Kassenaufzeichnungen und –buchungen sowie die für die Kassenführung notwendigen Organisationsunterlagen gewähren.

Auf Anforderung sind die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der dazugehörigen Informationen vorzulegen, d. h. es sind Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, Auskünfte zu erteilen.

Der Amtsträger kann verlangen, dass Sie die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem Datenträger zur Verfügung stellen.

Kann im Rahmen einer Kassen-Nachschau zu einer Außenprüfung übergegangen werden?

Es kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden, sofern es Anlass zu Beanstandungen aus Sicht des Amtsträgers gibt, z. B. wenn Dokumente wie die aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitungen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können. Es handelt sich um eine Ermessensentscheidung des Amtsträgers.

Der Beginn einer Außenprüfung nach erfolgter Kassen-Nachschau ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen und Ihnen schriftlich bekanntzugeben.

Welche Rechte haben Sie?

Im Rahmen der Kassennachschau ergangene Verwaltungsakte können mit Einspruch angefochten werden, wobei dieser keine aufschiebende Wirkung hat und die Durchführung der Kassennachschau nicht hindert – es sei denn, die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts wurde ausgesetzt. Nach Beendigung einer Kassennachschau sind Einspruch sowie Anfechtungsklage unzulässig und es bleibt nur noch die Möglichkeit der Fortsetzungsfeststellungsklage. Geänderte Steuerbescheide können natürlich via Einspruch und die Mitteilung zum Übergang zur Außenprüfung entsprechend den Regelungen zur Außenprüfungsanordnung angefochten werden.

ab‘ ovo-Handlungsempfehlung

Aus unserer Sicht ist Ansprechpartner bei der Durchführung der Kassen-Nachschau nach § 146 b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 AO der Steuerpflichtige.

146 b Abs. 1 Satz 3 AO spricht zusätzlich vom Inhaber. Damit scheiden aus unserer Sicht Mitarbeiter als Ansprechpartner für die konkrete Durchführung der Kassen-Nachschau aus.

Wenn Sie nicht anwesend sind, hat der Amtsträger das anwesende Personal aufzufordern, Sie herbeizubitten. Ist es Ihnen wegen der großen Entfernung oder wegen eines anderweitigen Termins nicht zumutbar in Ihr Unternehmen zu kommen, ist die Kassen-Nachschau abzubrechen.

Diese Möglichkeit sollten Sie tatsächlich nur in absoluten Ausnahmefällen nutzen, da bei einer „Totalverweigerung“ der Amtsträger zu einer Außenprüfung übergehen wird.

Wir empfehlen, unser bereits versendetes Merkblatt zur Kassen-Nachschau in Ihrem Unternehmen auszulegen und mit den Mitarbeitern zu besprechen, dass ausschließlich Sie als Inhaber des Unternehmens zuständig für die Durchführung der Kassen-Nachschau sind.

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