E-Bikes als Dienstfahrrad - Das müssen Arbeitgeber wissen

Das Dienstfahrrad ist eine umweltschonende Alternative zum Dienstwagen. Dabei rücken E-Bikes immer mehr in den Vordergrund. Was Sie als Arbeitgeber beachten müssen und welche Vorteile es Ihnen und Ihren Mitarbeitern bringt, haben wir für Sie zusammengefasst.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Allen voran gehören dazu Gesundheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz und auf dem Weg dahin. Wenn Ihre Mitarbeiter bereits mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren oder mit dem Gedanken spielen, könnten Sie ihnen ein Dienstfahrrad zur Verfügung stellen. Auch moderne E-Bikes kommen dabei in Frage!

Der Arbeitnehmer hat davon viele Vorteile. Die Parkplatzsuche samt Parkgebühren entfallen und einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten Fahrradfahrer obendrein. Auch finanziell lohnt sich ein E-Bike: Für den Arbeitnehmer ergeben sich regelmäßig wirtschaftliche Vorteile und in Fällen einer Gehaltsumwandlung kann der Arbeitgeber sogar Einsparungen bei der Sozialversicherung erzielen.

Ist das noch ein Fahrrad oder schon ein Kraftfahrzeug?

Zunächst muss zwischen den verschiedenen Arten von Elektrofahrrädern unterschieden werden. Für die steuerlichen Schlussfolgerungen ist es von Bedeutung, ob das Elektrofahrrad noch als Fahrrad oder bereits als Kraftfahrzeug eingestuft wird.

Bei Pedelecs unterstützt der Motor den Fahrer nur, wenn in die Pedale getreten wird. Sie gelten somit als Fahrrad. Die Motorunterstützung endet bei 25 km/ und der elektrische Hilfsantrieb verfügt über eine maximale Nenndauerleistung von 0,24 kW. Dies ist die häufigste Art von E-Bikes, die derzeit auf den Straßen unterwegs sind. 

In der Gruppe der Pedelecs gibt es noch eine weitere Variante, die nicht mehr zu den Fahrrädern zählt: Die schnellen Pedelecs. Grundlegend funktionieren sie zwar wie ein Pedelec, die Unterstützung des Motors reicht jedoch bis 45 km/h. Schnelle Pedelecs werden daher wie Kraftfahrzeuge behandelt, genauso wie die dritte Gruppe.

E-Bikes, die auf Knopfdruck auch ohne Pedalunterstützung fahren, zählen hingegen zu den zulassungspflichtigen Kraftfahrzeugen. Die Unterstützung des Motors endet erst bei 45 km/h und die E-Bikes müssen zudem mit einem Versicherungskennzeichen versehen.

Das sind die Unterschiede zwischen E-Bike und Pedelec

Typ	Merkmal	Einstufung
Pedelec	mit Treten bis 25 km/h	Fahrrad
Schnelles Pedelec	mit Treten bis 45 km/h	Kraftfahrzeug
E-Bike	ohne Treten bis zu 45 km/h	Kraftfahrzeug

So wird abgerechnet

Die steuerlichen und wirtschaftlichen Folgen bemessen sich an dieser Unterscheidung. Meist wird es sich um ein E-Bike handeln, das als Fahrrad eingestuft wird. In diesem Fall wird der Vorteil für die private Nutzung des Arbeitnehmers mit monatlich 1 % der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, abgerundet auf volle 100 €, bewertet. Dies gilt unabhängig davon, in welchem Maße das Elektrofahrrad tatsächlich für betriebliche oder private Fahrten genutzt wird. Die Fahrten zwischen der Wohnung Ihres Mitarbeiters und der Arbeitsstätte sind nicht extra zu versteuern.

Der so ermittelte Wert wird in der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters versteuert. Die Sachbezugsgrenze in Höhe von 44 € ist hier nicht anwendbar. Das gleiche gilt für die Pauschalversteuerung.

Wird das Elektrofahrrad hingegen als Kraftfahrzeug eingestuft, kommen zusätzlich zur 1%-Regel für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 % je Entfernungskilometer als geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung dazu.

Steuerliche und wirtschaftliche Folgen eines Dienstfahrrads

Unabhängig von der Art des E-Bikes wirken sich die Anschaffungskosten des Fahrrads im Falle des Kaufs bei Ihnen als Arbeitgeber über die maßgebliche Nutzungsdauer von 7 Jahren als Abschreibung aus. Alle weiteren Kosten wie laufende Reparaturen, Versicherungen und Wartungskosten sind sofort als Betriebsausgabe abziehbar.

Neben dem Kauf eines E-Bikes sollten Sie als Arbeitgeber auch das Leasing in Betracht ziehen. Die Leasinggebühren stellen abziehbare Betriebsausgaben dar. Es gilt jedoch etwas zu beachten: Im Leasingfall sollte unbedingt vermieden werden, dass der Arbeitnehmer wirtschaftlicher Eigentümer des E-Bikes wird. Das heißt, dass Sie auf die Vereinbarung von Kaufoptionen am Ende der Leasingzeit zu Gunsten des Arbeitnehmers verzichten sollten.

Ihr Mitarbeiter hat durch das Leasing eines E-Bikes den Vorteil, dass er ein modernes kostenintensives Elektrofahrrad nutzen kann, welches er nicht selbst vom versteuerten Gehalt im Privatbereich anschaffen muss (Liquiditätsvorteil).

Für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann er 0,30 € je einfachen Entfernungskilometer als Werbungskosten in seiner Steuererklärung berücksichtigten, da die Pauschale unabhängig vom Verkehrsmittel gilt. Übersteigen die Werbungskosten des Arbeitnehmers den Pauschbetrag in Höhe von 1.000 € jährlich, kann sich damit trotz Versteuerung des geldwerten Vorteils für die Nutzung des Elektrofahrrads eine Steuerersparnis ergeben.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung

Mit dem folgenden Beispiel möchten wir Ihnen die steuerlichen und wirtschaftlichen Folgen verdeutlichen:

Der Arbeitgeber erwirbt ein E-Bike für 1.850 €, die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers (UVP) beträgt 1.999 €. Arbeitnehmer A) darf das E-Bike sowohl für betriebliche als auch private Zwecke nutzen. Die Entfernung zwischen seiner Wohnung und der Arbeitsstätte beträgt 9 km.

Der geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers beträgt monatlich 19 € (1 % der abgerundeten UVP). In der Steuererklärung kann er monatlich 54 € als Werbungskosten geltend machen (9 km x 0,30 € x 20 Arbeitstage). Je nachdem, ob der Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von 1.000 € überschritten wird, kann sich sogar eine Steuerersparnis ergeben.

Bleiben die Werbungskosten unter dem Pauschbetrag, ergibt sich für den Arbeitnehmer bei einem angenommenen Steuersatz von 25 % eine maximale Steuerbelastung aus dem geldwerten Vorteil in Höhe von 4,75 € monatlich (19 € x 25 %). Es fallen keine weiteren Kosten für die Anschaffung an. Im Gegenzug fährt er aber ein modernes E-Bike.

Der Arbeitgeber kann die Anschaffungskosten des E-Bikes über 7 Jahre in Höhe der Abschreibung von rund 264 € jährlich (1850 € / 7) als Betriebsausgabe abziehen.

(Hinweis: Die umsatzsteuerliche Behandlung bleibt in diesem Beispiel unbeachtet).

Das Dienstfahrrad für Arbeitnehmer bietet Gestaltungsmöglichkeiten

Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, dass bei der Überlassung von Diensträdern - unabhängig davon ob E-Bike, Pedelec oder ein herkömmliches Fahrrad - eine schriftliche Vereinbarung oder ein Überlassungsvertrag zwischen Ihnen als Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer getroffen wird. Im Fall der Gehaltsumwandlung muss dies zudem durch arbeitsvertragliche Änderung für die Zukunft wirksam vereinbart werden.

Im Bereich Dienstfahrrad sind viele Fallgestaltungen möglich. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer z. B. an den Leasingkosten beteiligen. Dies kann durch Gehaltsumwandlung oder anstelle einer Lohnerhöhung erfolgen. Daraus ergeben sich häufig weitere Fragen. Welche Ersparnisse resultieren daraus? Was ist dabei zu beachten? Oder was passiert, wenn mehrere Mitarbeiter ein Dienstfahrrad nutzen? Welche umsatzsteuerlichen Konsequenzen ergeben sich aus der Überlassung des Dienstfahrrads?

Wenn Sie sich näher mit den Möglichkeiten eines Dienstfahrrades für Ihre Mitarbeiter auseinandersetzen möchten, dann sprechen Sie uns an. Gern prüfen wir die wirtschaftlichen und steuerlichen Vorteile für Sie und beantworten Ihre offenen Fragen!