Kleinunternehmer-Regelung – Was müssen Sie beachten?

Bitte beachten Sie, dass zum Jahresbeginn die Überprüfung der weiteren Anwendungsmöglichkeit der Kleinunternehmer-Regelung unbedingt erforderlich ist. Alle Informationen hierzu finden Sie in unserem Blog-Artikel.

Was bedeutet Kleinunternehmer-Regelung?

Bei den eigentlich umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen von Kleinunternehmern wird die Umsatzsteuer aus Vereinfachungsgründen vom Finanzamt nicht erhoben. Voraussetzung ist, dass der Kleinunternehmer keine Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellt, sondern in den Rechnungen immer auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG hinweist.

Wann kann die Kleinunternehmer-Regelung angewendet werden?

Damit das Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer akzeptiert, dürfen die umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen laut § 19 UStG folgende Umsatzgrenzen nicht übersteigen:

• im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro
  und
• im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro.

Wichtig: Das hervorgehobene „und“ bedeutet, dass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Und: Bei den genannten Grenzen handelt es sich um den Umsatz und nicht etwa um den Gewinn! Der Gewinn ist in der Regel deutlich niedriger, weil von den Einnahmen ja noch die Ausgaben abgezogen werden.

Die Einhaltung dieser Grenzen müssen durch Sie jedes Jahr neu geprüft werden.

Wann kann die Kleinunternehmer-Regelung bei Neugründung angewendet werden?

Im Jahr der Gründung eines Gewerbes, eines land- oder forstwirtschaftlichen Betriebs sowie bei Aufnahme einer neuen selbstständigen Tätigkeit gelten Sonderbestimmungen: In Ermangelung eines vorangegangenen Geschäftsjahres darf der Jahresumsatz für das erste Jahr geschätzt werden. In dem Fall gilt: Nur wenn der Jahresumsatz voraussichtlich nicht höher ist als 22.000 Euro, dürfen Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen.

Aber Vorsicht: Sofern Ihre erste Geschäftstätigkeit nicht im Januar beginnt, müssen Sie den geschätzten tatsächlichen Umsatz monatsgenau auf ein ganzes Jahr hochrechnen. Angefangene Monate werden komplett berücksichtigt. Nehmen wir an, Sie starten am 15. Mai, dann sind Sie im ersten Jahr nur in acht von zwölf Monaten geschäftlich tätig. Die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze beträgt in dem Fall nur 14.667 Euro (= 8/12 von 22.000 Euro).

Wie verhält es sich, wenn Sie mehrere umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten und Unternehmen unterhalten?

Der Kleinunternehmer-Status ist an die Person des Unternehmers gebunden. Das heißt, Sie müssen mit sämtlichen umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen auch aus unterschiedlichen Tätigkeiten unter der o. g. Kleinunternehmer-Umsatzgrenze bleiben.

Kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet werden?

Ja, ein Verzicht ist möglich.

An den Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung sind Sie fünf Kalenderjahre lang gebunden. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass Unternehmer und Selbstständige mit geringen Umsätzen sich im ersten Jahr hohe Vorsteuererstattungen sichern und im zweiten Jahr zur Kleinunternehmer-Regelung zu wechseln.

Was passiert, wenn ich bisher die Kleinunternehmer-Regelung angewendet habe, und nun die Grenzen überschreite?

• Wenn Sie im Gründungsjahr wider Erwarten mehr als 22.000 Euro steuerpflichtige Einnahmen erzielen, bleibt Ihnen der Kleinunternehmerstatus für das erste Jahr erhalten. Ab Januar des Folgejahres unterliegen Sie jedoch automatisch der Regelbesteuerung. Das gilt auch dann, wenn Sie ganz sicher sind, im zweiten Jahr wieder unter der 22.000 Euro-Grenze zu bleiben!
• Solange Sie im vorangegangenen Jahr weniger als 22.000 Euro eingenommen haben und im neuen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten, bleibt Ihnen der Kleinunternehmer-Status erhalten.
• Wenn Sie dagegen im vorangegangenen Jahr mehr als 22.000 Euro eingenommen haben oder im neuen Jahr mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten, unterliegen Sie automatisch der Regelbesteuerung.

Übergang von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung

Wichtig: Eine Benachrichtigung des Finanzamts über das Ende der Kleinunternehmer-Regelung bekommen Sie nicht. Das liegt ganz einfach daran, dass das Finanzamt zu spät von Ihnen über einen eventuell höheren Umsatz informiert wird.

Ihre Umsatzentwicklung müssen Sie als Kleinunternehmer selbst überwachen. Je näher Sie an die 22.000 Euro-Grenze kommen, desto genauer muss die Kontrolle erfolgen. Spätestens bevor Sie die erste Rechnung des neuen Jahres schreiben, sollten Sie Ihren tatsächlichen Vorjahresumsatz kennen.

Bitte beachten Sie: Falls Sie an der Kleinunternehmer-Regelung festhalten, obwohl Sie die erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllen, schulden Sie dem Finanzamt die Umsatzsteuer. Dass Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, spielt dann keine Rolle.

Wenn Sie Geschäfte mit Unternehmen machen, dürfen Sie korrigierte Rechnungen verschicken, auf denen Sie Umsatzsteuer ausweisen.

Anders bei Privatkunden: Für diesen Personenkreis bedeutet der nachträgliche Umsatzsteuer-Ausweis ja eine echte Preiserhöhung. Da Sie verpflichtet sind, Verbrauchern Bruttopreise zu nennen, können Sie solche nachträglichen Preiserhöhungen rechtlich nicht durchsetzen. Und freiwillig dürften die wenigsten Privatpersonen bereit sein, die Mehrkosten zu bezahlen.

Wechsel (Rückkehr) zur Kleinunternehmer-Regelung?

Der Weg von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung ist keine Einbahnstraße: Sobald Ihr Vorjahresumsatz (plus ausgewiesenem Umsatzsteueranteil!) unter 22.000 Euro gelegen hat und der Jahresumsatz des Folgejahres voraussichtlich unter 50.000 Euro bleiben wird, können Sie den Kleinunternehmer-Status in Anspruch nehmen.

Die Sonderregelung ist kein Gründerprivileg: Sofern die Voraussetzungen des § 19 UStG erfüllt sind, dürfen Sie die Kleinunternehmer-Regelung durchaus nach zehnjähriger Geschäftstätigkeit erstmals in Anspruch nehmen – oder auch wiederholt zwischen der Kleinunternehmer- und Regelbesteuerung hin und wieder zurück wechseln. Ein Wechsel der Besteuerungsform ist dabei grundsätzlich aber nur zum Ende eines Geschäftsjahres zulässig. In der Regel entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr.

Wenn Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet haben, sind Sie unabhängig von Ihrer tatsächlichen Umsatzhöhe für fünf Kalenderjahre an diese Entscheidung gebunden.