Meldepflicht für Registrierkassen ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen, diese beim Finanzamt melden. Die Meldepflicht, die ursprünglich ab 2020 gelten sollte, wurde mehrfach verschoben und wird nun durch die ERiC-Schnittstelle im Programm „Mein ELSTER“ umgesetzt.

Diese Meldepflicht betrifft alle Kassen, unabhängig davon, ob sie gekauft, gemietet oder geleast wurden. Es kommt nicht einmal darauf an, ob das Aufzeichnungssystem aktuell überhaupt genutzt oder ob es als Reserve für den Ausfall des derzeit benutzten Systems bereitgehalten wird. Ziel ist es, der Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten Kassensysteme, deren Alter, Vernetzung und technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) zu verschaffen und die Steuerhinterziehung bei Bargeschäften einzudämmen.

Nach führenden Vertretern der Finanzverwaltung in Sachen Kasse /GoBD ist eine TSE unter anderem z. B. auch erforderlich für:

• Kassenmodule der Heilberufler (Ärzte/Zahnärzte/Physiotherapeuten, usw.) innerhalb komplexer Abrechnungssysteme
• Faktura mit Kassenfunktion, auch bei nur sehr seltenen Barzahlungen
• Registrier-bzw. PC-Kassen
• Kassenapps
• Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion
• Laptop des Apothekers mit Remote-Zugriff auf das Kassensystem im Offizin
• Elektronisches Kassenbuch bei sofortigen Eingaben in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Entstehung des Geschäftsvorfalls

Die technische Sicherheitseinrichtung in den Kassen gewährleistet eine lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge. Obwohl Verstöße gegen die Meldepflicht nicht direkt mit Bußgeldern belegt sind, können sie zu einer höheren Risikoklassifizierung bei Betriebsprüfungen führen.

Folgende Informationen müssen je Betriebsstätte übermittelt werden:

• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Art des Kassensystems (mit Angabe der Software, der Softwareversion und der Modellbezeichnung)
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (diese ist Herstellerabhängig und unterscheidet sich von der Seriennummer der TSE)
• Datum der Anschaffung (siehe Einkaufsrechnung oder Leasing-, Miet-, oder Leihbeginn)
• Datum der Außerbetriebnahme (Datum und Grund der Außerbetriebnahme wie Zerstörung, Diebstahl, Verkauf oder Rückgabe) oder Wechsel der Betriebsstätte
• Art der technischen Sicherheitseinrichtung (Seriennummer je TSE sowie die BSI-Zertifizierungs-ID)

Wichtige Fristen:

• Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen: Meldung bis 31. Juli 2025
• Für nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen: Meldung innerhalb eines Monats
• Jede Kasse muss einer Betriebsstätte zugeordnet werden

Die Anzeige hat stets elektronisch zu erfolgen.

Folgende Wege für die Kassenmeldung stehen zur Verfügung:

1. Ihr Kassen- oder Softwarehersteller übernimmt für Sie die Meldung.

2. Die Mitteilung kann auch durch Sie per Direkteingabe im ELSTER-Formular erfolgen. Alternativ zur Direkteingabe kann eine entsprechende XML-Datei auf www.elster.de hochgeladen werden.

3. Sie registrieren sich auch dem Portal DATEV Mein Fiskal und übermitteln die Kassenmeldung hierüber. Es ist kein Benutzerkonto bei ELSTER erforderlich. Sie können Ihren bereits vorhandenen Smart Login-Zugang nutzen. Die Meldungen und entsprechende Übermittlungsprotokolle werden langfristig und sicher in der DATEV Cloud gespeichert.

Hierfür fallen für Sie DATEV-Kosten in Höhe von 10,00 € je Übermittlung an.

Sollten Sie sich für diese Variante entscheiden, schalten wir Ihnen gern die Funktionen auf Ihrem Smart Login frei. Geben Sie uns hierzu bitte kurz per E-Mail Bescheid.

4. Gern übernehmen auch wir diese Meldung für Sie. Hierfür ist die frühzeitige Übermittlung der vollständigen Angaben und Informationen Ihrerseits an uns erforderlich.

Wir raten, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen.

Die neue Meldepflicht stellt einen weiteren Schritt zur Digitalisierung und Transparenz im Steuersystem dar. Behalten Sie die Frist im Auge und melden Sie ihre Kassensysteme rechtzeitig an, um Komplikationen zu vermeiden.