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Privat unterwegs mit dem Firmenwagen: 1%-Methode oder Fahrtenbuchmethode

Wenn Sie als Unternehmer einen Firmenwagen nicht nur beruflich, sondern auch privat nutzen möchten, können Sie dies gegenüber dem Finanzamt entweder mit der 1%-Regel oder einem Fahrtenbuch nachweisen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen und welche Vorteile die jeweilige Berechnungsmethode bietet.

Wann stellt sich diese Frage überhaupt?

Für Unternehmer besteht diese Wahlmöglichkeit nur im Fall der privaten Nutzung eines Pkw, der zwingend dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist. Der Pkw muss somit notwendiges Betriebsvermögen darstellen, um den privaten Nutzungsanteil per 1%-Methode oder Fahrtenbuch ermitteln zu können.

Wann ist der Pkw notwendiges Betriebsvermögen und wie ist das nachzuweisen?

Notwendiges Betriebsvermögen liegt wiederum dann vor, wenn der Pkw mehr als 50% für betriebliche Zwecke genutzt wird. Nur wenn der Wagen somit zum Großteil für betriebliche Fahrten genutzt wird, besteht für Sie als Unternehmer das Wahlrecht, die Entnahme für die private Nutzung nach der 1%-Methode oder der Fahrtenbuchmethode zu berechnen.

Betriebliche Fahrten sind all jene, die in wirtschaftlichem Zusammenhang mit Ihrem Betrieb stehen. Dazu gehören auch die Fahrten zwischen Betrieb und Wohnung bzw. Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltführung.

Den Umfang der betrieblichen Nutzung müssen Sie dem Finanzamt einmal darlegen und glaubhaft machen. Dazu genügen Aufzeichnungen im Terminkalender, Reisekostenabrechnungen oder anderweitige Abrechnungsunterlagen. Eine weitere Möglichkeit sind formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Darin sind Ihre betrieblich gefahrenen Strecken und die Kilometerstände zum Anfang und Ende des Aufzeichnungszeitraums zu erfassen. Für den Nachweis des Anteils der betrieblichen Nutzung allein ist das Führen eines Fahrtenbuchs noch nicht notwendig.

Nutzen Sie den Pkw hingegen vorwiegend privat und somit weniger als 50% betrieblich, können Sie diesen dem gewillkürten Betriebsvermögen zuordnen. In diesem Fall wird die Entnahme mittels Schätz- oder Fahrtenbuchmethode ermittelt.

Wie funktioniert die 1%-Methode?

Bei der 1%-Methode werden privat veranlasste Kfz-Kosten eines betrieblichen Pkw pauschal ermittelt. Grundlage hierfür ist der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung, einschließlich Umsatzsteuer und zzgl. aller Sonderausstattungen, abgerundet auf volle Hundert. 1% davon beträgt der pauschal ermittelte Nutzungswert pro Monat. Dies gilt übrigens auch für einen gebraucht erworbenen Pkw.

Zusätzlich werden Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit in Höhe von 0,03% des Listenpreises als nicht abziehbare Betriebsausgabe berücksichtigt. Dafür darf die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30€ je einfache Fahrt abgezogen werden.

Bei Gebrauchtwagen kommt ein weiterer Faktor hinzu, den Sie einkalkulieren sollten: Die typisierte Berechnung der 1%-Methode führt bei gebraucht erworbenen Pkw, deren Preis bei Anschaffung schon deutlich unter dem Bruttolistenneupreis lag, zu unzutreffenden Ergebnissen. Beträgt der Listenpreis beispielsweise 25.000 €, haben Sie den Pkw jedoch für 10.000 € erworben, sind monatlich dennoch 250 € zu versteuern. In diesen Fällen sollte zwingend Einspruch auf Grund eines derzeitig anhängigen Verfahrens beim Bundesfinanzhof (BFH) eingelegt werden. Wir helfen Ihnen in diesem Fall sehr gern weiter.

So verhält sich der pauschal ermittelte Nutzungswert in der Praxis

Gehören mehrere Pkw zum Betriebsvermögen Ihres Unternehmens wird dieser Wert für jedes Fahrzeug angesetzt, das von Ihnen oder Ihren Angehörigen privat genutzt wird.

Der pauschale Nutzungswert ist auch dann mit dem Monatswert zu ermitteln, wenn der Pkw nur gelegentlich für Privatfahrten genutzt wird. Eine Ausnahme besteht nur für Kalendermonate, in denen die Privatnutzung ausgeschlossen ist, Ihnen Ihr Firmenwagen zum Beispiel auf Grund von Reparatureinen vollständigen Monat nicht zur Verfügung stand.

Wird der Pkw für mehrere Einkunftsarten genutzt, sind die mit dieser außerbetrieblichen Nutzung in Zusammenhang stehenden Aufwendungen nicht durch die 1%-Methode abgegolten. Vielmehr können Sie diese Nutzung als Entnahme vereinfacht mit 0,001% des Listenpreises ermitteln. Darauf kann nur verzichtet werden, wenn bei der anderen Einkunftsart keine Aufwendungen für den Pkw abgezogen werden.

Der pauschal ermittelte Nutzungswert und die als nicht abziehbare Betriebsausgaben zu berücksichtigenden Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten können die tatsächlich entstandenen Kosten für den Pkw übersteigen. In diesem Fall ist der Nutzungswert maximal mit den nachgewiesenen Gesamtkosten zu berücksichtigen (Kostendeckelung). In diesem Fall wirken sich die Gesamtkosten des Pkw nicht mehr gewinnmindernd aus. Bei Anwendung der Kostendeckelung müssen Ihnen als Steuerpflichtigem allerdings mindestens die Entfernungspauschalen als abziehbare Aufwendungen verbleiben.

Das folgende Beispiel soll Ihnen einen typischen Anwendungsfall der 1%-Methode darlegen:

Beispiel Kostendeckelung

Ein Pkw mit einem Bruttolistenpreis von 35.000€ wird zu mehr als 50% betrieblich genutzt. Für die Unterhaltung des Pkw sind tatsächliche Kosten in Höhe von 6.900€ angefallen. Die Entfernung zwischen Wohnung und Betriebsstätte beträgt 25km und wurde an 200 Tagen zurückgelegt.

Pauschaler Nutzungswert (1%-Methode)

35.000 € x 1% x 12 Monate

4.200 €

Fahrten Wohnung – Betrieb

35.000 € x 0,03% x 25km x 12 Monate

3.150 €

Summe, die den Gewinn erhöhen würde:

7.350 €

Tatsächliche KFZ-Kosten (Gewinn gemindert)

6.900 €

Kostendeckelung auf max.:

6.900 €

Entfernungspauschale 200 Tage x 25km x 0,30 €:

1.500 €

In der Gewinnermittlung wird die private Nutzung in Höhe von 6.900 € gewinnerhöhend berücksichtigt, so dass die KFZ-Kosten vollständig neutralisiert werden. Als Betriebsausgaben müssen mindestens die Entfernungspauschalen in Höhe von 1.500 € verbleiben.

Wie erfolgt die Berechnung mittels Fahrtenbuch?

Neben der 1%-Methode haben Sie auch die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen. An die Ermittlung des privaten Nutzungswertes werden hohe Anforderungen gestellt. Durch Führen des Fahrtenbuches soll ein konkreter Nachweis der betrieblichen Fahrten erfolgen.

Grundvoraussetzung ist, dass Sie das Fahrtenbuch zeitnah führen. Der am Ende erreichte Kilometerstand muss durch die zusammenhängend erfassten Fahrten nachvollziehbar sein. Dabei muss ein Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck
  • aufgesuchte Geschäftspartner

Außerdem müssen alle Umwege erfasst werden. Handelt es sich um Privatfahrten, genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer.

Wollen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen wollen, dann wird dies durch die Finanzverwaltung nur akzeptiert, wenn sich daraus dieselben Angaben entnehmen lassen wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Außerdem dürfen die Daten nach dem Auslesen nicht nachträglich veränderbar sein. Damit reicht eine Excel-Liste zum Beispiel nicht aus, sondern nur nicht manipulierbare Software. Genügt das eingereichte Fahrtenbuch nicht den formellen Ansprüchen des Finanzamts, dann wird es verworfen und pauschal die 1%-Methode angewendet.

Wie lange ist man an die Berechnungsmethode gebunden?

Die Entscheidung über Berechnungsmethode treffen Sie als Steuerpflichtiger mit Einreichung Ihrer Steuererklärung. Sie ist für das Wirtschaftsjahr einheitlich zu treffen. Somit können Sie sich jedes Jahr aufs Neue entscheiden, welche Methode für Sie die günstigste ist. Handelt es sich um einen neu angeschafften Pkw, dürfen Sie sogar mit Beginn dessen Nutzung auch innerhalb des Jahres die Berechnungsmethode wechseln.

Welche Methode ist denn nun günstiger?

Welche Methode angewendet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Je nach gefahrenen Kilometern, dem Anteil an privat gefahrenen Kilometern, der Höhe des Aufwands der Fahrtenbuchführung aber auch dem Alter des Pkw kommt entweder die 1%-Methode oder ein Fahrtenbuch in Frage. Grundsätzlich ist die Fahrtenbuchmethode günstiger, wenn der Pkw überwiegend betrieblich und nur selten privat genutzt wird oder, wenn die Kosten für Ihren Pkw gering sind, der Bruttolistenpreis aber hoch. In diesem Fall werden die Kosten für den Pkw durch den mit der 1%-Methode ermittelten pauschalen Nutzungswert neutralisiert und wirken sich aufgrund der Kostendeckelung nicht aus (siehe unser Beispiel oben).

Wenn Sie unsicher sind, welche Methode sich für Ihren Fall am besten eignet, können Sie zum Beispiel im ersten Jahr ein Fahrtenbuch führen. Dadurch ermitteln Sie, welche Art der Besteuerung für Sie günstiger ist. Mit dem neuen Jahr haben Sie dann die Möglichkeit, in die günstigere Besteuerungsmethode zu wechseln.

Alternativ führen wir für Sie gern eine Vergleichsberechnung vorab durch, damit Sie bereits von Beginn an die für Sie günstigere Methode wählen. Wir beraten Sie gern!

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