Damit die Weihnachtsfeier allen Freude bereitet

Die Adventszeit hat begonnen, die Weihnachtsmärkte sind eröffnet und sicherlich steht Ihre Weihnachtsfeier bereits vor der Tür. Was Sie steuerlich bei Ihrer Weihnachtsfeier beachten müssen, erläutern wir Ihnen in unserem Blog.

steuerliche Definition einer Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, wie z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer

Seit dem 01.01.2015 gehören Zuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zum Arbeitslohn. Dies umfasst alle Aufwendungen des Arbeitgebers, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsversammlung handelt.

Der Freibetrag von 110 Euro

Wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht, kann ein Freibetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Der Freibetrag umfasst alle unmittelbaren Aufwendungen des Arbeitgebers für die Betriebsfeier, einschließlich Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung und abgegebene Sachgeschenke. Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Welche Kosten der Betriebsveranstaltung können zu Arbeitslohn führen?

Der zu versteuernde Arbeitslohn ermittelt sich aus allen Kosten, welche im unmittelbarem Zusammenhang der Veranstaltung stehen inkl. der Umsatzsteuer. Dies gilt auch, wenn diese Aufwendungen für den Arbeitnehmer keinen Vorteil darstellen. Zu den berücksichtigungsfähigen Kosten zählen alle direkt der Veranstaltung zuzurechnenden Ausgaben, wie Speisen, Getränke, Snacks, Übernachtungs- und Fahrtkosten. Ebenso sind Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung, wie Raummiete, DJ, Beleuchtung, Kosten für die Planung, Eintrittskarten, Trinkgelder und Stornokosten, einzubeziehen. Nicht anzusetzen sind lediglich die rechnerischen Selbstkosten für den äußeren Rahmen, wie zum Beispiel Energie- und Wasserverbrauch.

Was passiert, wenn der Freibetrag von 110 Euro je Teilnehmer überschritten wird?

Bei der Ermittlung der Kosten pro Arbeitnehmer (allein oder inkl. dessen Begleitperson), werden alle Bruttoaufwendungen durch die Anzahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt. Ist dieser Aufwand ≤ 110 Euro sind die gesamten Aufwendungen lohnsteuerfrei. Werden hingegen die 110 Euro pro Teilnehmer überschritten sind die Aufwendungen bis 110 Euro steuerfrei und jede Aufwendung über 110 Euro wird lohnsteuerpflichtig. Hier haben Sie die Möglichkeit diese nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen Ihres Arbeitnehmers zu versteuern oder diese als Arbeitgeber - zu Ihren Lasten - mit 25 % zu pauschalieren. Bitte beachten Sie, dass bei einer zeitnahen Versteuerung die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile in der Sozialversicherung entfallen.